Handreiking | Ontwikkelingsgerichte peer review

De taken voor het ontvangend partnerschap (OP) worden in het roze weergegeven.

De taken voor het bezoekend partnerschap (BP) worden in het groen weergegeven.

In deze taak legt het ontvangend partnerschap de datum van de peer reviewdag vast. De datum moet binnen het eerder gekozen tijdsblok vallen.

Het advies is om de peer review datum zo snel mogelijk vast te stellen en in te vullen in de Peer Review Planner, want pas als de datum bekend is kunnen de twee partnerschappen die het bezoekend panel gaan vormen geselecteerd en uitgenodigd worden.

De startmail van het peer review proces wordt vanuit de Peer Review Planner naar de primaire contactpersoon van het ontvangend partnerschap gestuurd. In deze taak geeft hij/zij aan wie de coördinator van de peer review wordt (max. twee personen). Veelal komt deze taak bij de programmaleider(s) te liggen.

De coördinator heeft toegang tot de Peer Review Planner om de verschillende taken met betrekking tot de organisatie van de peer review uit te voeren. Je kan maximaal twee personen vanuit je partnerschap aanwijzen. Beide personen hebben dan toegang tot de Peer Review Planner met dezelfde rechten.

Het is belangrijk dat de gegevens van de profielpagina op de website van het Platform actueel zijn, omdat het ontvangend partnerschap op basis hiervan de twee bezoekende partnerschappen kiest. In deze taak controleert het ontvangend partnerschap de gegevens en past aan waar nodig.

 De informatie op de profielpagina onder het kopje ‘Paspoort’ wordt gebruikt voor het ID van het partnerschap dat samen met de kritische reflectie het dossier voor de peer review vormt. Het ID wordt automatisch op het dashboard in de Peer Review Planner getoond.

In deze taak nodigt het ontvangend partnerschappen twee partnerschappen uit om het bezoekend panel te vormen. Het eerste bezoekend partnerschap is een vrije keuze uit alle sectoren. Het tweede partnerschap wordt uit een automatisch gegenereerde shortlist van drie partnerschappen uit de eigen sector(en) geselecteerd.

De uitnodiging om deel uit te maken van het bezoekend panel wordt gestuurd naar de programmaleider van het gekozen partnerschap. Je kan een persoonlijk bericht toevoegen met een beknopte toelichting op je keuze en/of ontwikkelpunten.

Hoe selecteer je de bezoekende partnerschappen?

Houd bij het uitnodigen van bezoekende partnerschappen rekening met wat voor jouw partnerschap interessante profielen zijn bij de peer review, om als ontvangend partnerschap verder te kunnen komen in ontwikkeling. Welke inhoudelijke vraagstukken heeft jouw partnerschap waar je expertise en/of ervaring van bezoekende partnerschappen op zoekt?

Ook de omvang, samenstelling en context van bezoekende partnerschappen in relatie tot je eigen partnerschap kunnen meespelen in je keuze. Een praktische overweging kan zijn om partnerschappen te selecteren die zich niet aan de andere kant van het land bevinden, zodat deelname aan jullie peer reviewdag haalbaar is qua reistijd voor de beoogde panelleden. Benut o.a. de website van het Platform (Vind elkaar) om een beeld te krijgen welke partnerschappen van waarde zouden kunnen zijn als peers.

Het bezoekend partnerschap kan middels een taak in de Peer Review Planner de uitnodiging accepteren of weigeren.

In verband met de voortgang van het organisatieproces is het van belang dat dit zo snel mogelijk gebeurt. Als de uitnodiging wordt geweigerd ontvangt het ontvangend partnerschap het verzoek om een ander bezoekend partnerschap uit te nodigen.

Als het bezoekend partnerschap de uitnodiging accepteert, dan krijgt de primaire contactpersoon van het partnerschap de taak om aan te geven wie namens het partnerschap de coördinator van de peer review wordt (max. twee personen). Veelal zal deze taak bij de programmaleider(s) komen te liggen.

Taken coördinator peer review

De coördinator van de peer review coördineer diverse activiteiten rondom de deelname aan de peer review. Deze taken bestaan onder meer uit:

• Selecteren en uitnodigen bezoekend panelleden (op basis van. de door het ontvangend partnerschap toegekende rollen) vanuit jouw partnerschap.
• Indien nodig afstemmen met de programmaleider van het andere bezoekend partnerschap over de samenstelling van het bezoekend panel.
• Communiceren met het Platform SO&P over deelname door het partnerschap aan de scholing voor bezoekend panelleden.
• Monitoren van de opbrengsten van de peer review voor eigen kwaliteitsontwikkeling van het bezoekend partnerschap.

Taken coördinerend panellid

De coördinator van het eerste bezoekend partnerschap treedt tevens op als coördinerend panellid van het bezoekend panel. Het coördinerend panellid:

• Stemt af met de coördinator van het ontvangend partnerschap over de kritische reflectie en het dagprogramma. Indien nodig kan op basis van deze afstemming de inhoud worden aangepast.
• Organiseert een voorbereidende sessie van het bezoekend panel ter voorbereiding op de peer reviewdag (online of op locatie).
• Coördineert de reactie van het bezoekend panel op de verslaglegging van het ontvangend partnerschap.
• Indien gewenst schakelen met het Platform Samen Opleiden & Professionaliseren over de voorbereidingen van het bezoekend panel op de peer review dag.

Als beide bezoekende partnerschappen bekend zijn, ontvangt het ontvangend partnerschap het verzoek om de benodigde panelrollen over beide partnerschappen te verdelen. Het bezoekend panel bestaat uit 6 of 7 leden met verschillende functies.

Panelrollen

• Programmaleider Samen Opleiden*
• Vertegenwoordiger van de stuurgroep
• Instituutsopleider
• Schoolopleider
• Werkplekbegeleider, onderzoekcoördinator, starterscoach, etc.
• Student

Rol Programmaleider

De rol van Programmaleider Samen Opleiden wordt vervuld door de programmaleider van het eerste bezoekend partnerschap. Deze programmaleider is tevens coördinerend panellid en daarmee de contactpersoon van het bezoekend panel. Voor de programmaleider van tweede bezoekend partnerschap (afkomstig van de shortlist) is deelname aan het bezoekend panel optioneel.

De coördinatoren van de twee bezoekende partnerschappen selecteren op basis van de toegekende rollen geschikte panelleden en vullen in deze taak in de Peer Review Planner hun contactgegevens in. De panelleden ontvangen vervolgens een link naar de Planner waar ze alle relevante informatie rond de peer reviewdag kunnen vinden.

Taken panellid

Het bezoekend panel bestaat uit 6 of 7 leden met verschillende functies (strategisch, tactisch en operationeel). De taken van een panellid bestaan onder meer uit:

• Lezen kritische reflectie en ID
• Deelname aan scholing dialogische gespreksvoering (georganiseerd door het Platform SO&P)
• Deelname aan de voorbespreking peer reviewdag met het gehele bezoekend panel
• Deelname aan de peer reviewdag
• Bijdrage reactie op het verslag van de peer review van het ontvangend partnerschap

Aandachtspunten bij selectie

Wanneer je als programmaleider van een bezoekend partnerschap op zoek gaat naar panelleden binnen je partnerschap voor het bezoekend panel, dan kun je daarbij rekening houden met de volgende afwegingen:

• Panelleden die zicht hebben op het grotere geheel, het collectief van het partnerschap.
• Panelleden die niet op een andere manier betrokken zijn bij het ontvangend partnerschap (onafhankelijk zijn).
• Panelleden die nieuwsgierig zijn en zich graag verdiepen in vraagstukken bij andere partnerschappen.

 Rol programmaleider(s)

• Het bezoekend partnerschap dat vrij is gekozen (eerste bezoekend partnerschap) levert altijd de programmaleider als panellid. Hij of zij neemt ook de coördinerende taken op zich namens het gehele bezoekend panel. Zie hierboven bij de taak ‘Coördinator(en) peer review vastleggen’ voor meer informatie over deze rol.
• Het bezoekend partnerschap gekozen van de shortlist (tweede bezoekend partnerschap) kan ervoor kiezen de programmaleider ook deel uit te laten maken van het panel. Dat is facultatief, en kan van meerwaarde zijn voor het partnerschap vanwege het leren ook door de programmaleider van de peer review bij een ander partnerschap.
• Wanneer een bezoekend partnerschap twee programmaleiders heeft, dan kunnen beiden desgewenst deelnemen aan het bezoekend panel. Stem dat als bezoekend partnerschap af met de coördinator van het ontvangend partnerschap, zodat duidelijk is welke bezoekend panelleden op de peer reviewdag verwacht kunnen worden.

Van belang is om als partnerschap de kritische reflectie als een ontwikkeldocument te zien. Waar wil je met elkaar naartoe werken? De ontwikkelvragen van je partnerschap geven daar richting aan en hebben dus een belangrijke plek in de Kritische reflectie.

In het Kwaliteitskader vind je op pagina 24 welke onderdelen uitmaken van de Kritische reflectie die je oplevert. De kritische reflectie (richtlijn 4.000 woorden excl. bijlagen) bevat:

• Een verantwoording van de wijze waarop het partnerschap voldoet aan de basiskwaliteit beschreven in het Kwaliteitskader Samen Opleiden & Inductie en hoe het werkt aan de eigen kwaliteitsdoelen.
• Aandacht voor het verleden (waar komen we vandaan), het heden (waar staan we nu) en de toekomst (wat zijn onze ambities), met nadrukkelijk een reflectie/evaluatie van studenten.
• Vraagstukken, casuïstiek, uitdagingen of thema’s die men tijdens de peer review wil bespreken (ontwikkelvragen).
• Bijlagen, en een toelichting waarom deze bijlagen zijn toegevoegd.

Ontwikkelvragen

Voor het opstellen van de kritische reflectie en het programma van de peer reviewdag is het allereerst noodzakelijk om de ontwikkelvragen van je partnerschap helder te formuleren.

• De ontwikkelvragen zijn vaak te herleiden vanuit de eigen kwaliteitscyclus (bijvoorbeeld uitkomsten van evaluaties, panelgesprekken, werkgroepen, etc.) en/of vinden hun oorsprong in actuele ontwikkeling(en) in of rondom het partnerschap.
• De ontwikkelvragen zijn verbonden aan je ambities en zijn gekoppeld aan (elementen) in verschillende waarborgen, ofwel: waarborgoverstijgende ontwikkelvragen (zie het Kwaliteitskader voor een beschrijving van de verschillende waarborgen). Zet in op kwaliteitsrijke ontwikkelvragen, die uitnodigen om tot de kern te komen van waar je als partnerschap op ‘puzzelt’. Daarbij kun je denken aan een hoofdvraag waar meerdere deelvragen uit volgen.
• Kies voor ontwikkelvragen waarbij een panel met peers van buitenaf echt van meerwaarde is. Er zullen ook ontwikkelvragen zijn die geschikt zijn om met een interne werkgroep op te pakken. Maak dus afwegingen welke vragen centraal te stellen juist als er een panel van buiten het partnerschap op bezoek komt.
• Casuïstiek ter illustratie van de ontwikkelvragen geeft concrete beelden bij je ontwikkelvragen en helpt om het bezoekend panel voldoende context te geven.
• Neem de tijd om tot de ontwikkelvragen te komen en benut de verschillende partners en actoren in je partnerschap erbij, want de vragen die je neerlegt bij het bezoekend panel geven richting aan de peer reviewdag en daarmee de uiteindelijke opbrengsten van de peer review.

Waarborgen, basiskwaliteit en ambities

Op basis van de ontwikkelvragen die je formuleert reflecteer je op de waarborgen en maak je een analyse van waar je nu staat, op de verschillende waarborgen. Het duiden van de basiskwaliteit in de kritische reflectie, in de context van de ontwikkelingsgerichte peer review, heeft als doel in beeld te brengen waar je staat als partnerschap. Door weer te geven wie je bent en waar je staat, kan je scherper formuleren waar je naartoe wil, wat je ambities zijn. Bovendien helpt het de bezoekend panelleden om de ontwikkelvragen die je aan ze voorlegt te duiden en plaatsen. Je stelt het bezoekend panel daarmee in staat gerichter in gesprek te gaan tijdens de peer reviewdag die jullie als ontvangend partnerschap verder helpen in je ontwikkeling.

De wijze waarop je een duiding van je basiskwaliteit vormgeeft en waarop je je ambities een plek geeft, bepaal je als ontvangend partnerschap zelf. Dit kan integraal door de kritische reflectie heen, of juist in een apart onderdeel.

Proces opstellen kritische reflectie

• Stel een regiegroep samen en formuleer de opdracht die je met elkaar aangaat. Overweeg welke actoren je op welk moment in het proces betrekt, in relatie tot de ontwikkelvragen. Denk daarbij ook aan de rollen van student, schoolleider, werkplekbegeleider/mentor, onderzoeker, curriculumontwikkelaar, naast die van opleider, programmaleider en stuurgroepleden.
• Maak een keuze voor een kartrekker van de kritische reflectie en richt het proces in rond het ophalen van feedback en het bijstellen van de kritische reflectie gedurende het proces. Verwerk dat in het tijdpad richting je peer reviewdag.
• Stem voorafgaand aan de definitieve oplevering van je kritische reflectie ook af met de coördinator van het bezoekend panel, zodat eventuele onduidelijkheden nog opgehelderd kunnen worden.
• De richtlijn voor het uploaden van je kritische reflectie in de Peer Review Planner is drie maanden voorafgaand aan de peer review datum. Wanneer je een andere termijn zou willen aanhouden, stem dat dan af met de coördinator van het bezoekend panel, zodat de planning voor alle betrokkenen helder is.

Een goede gezamenlijke voorbereiding van de peer reviewdag door het bezoekend panel is belangrijk. Naast de scholing aangeboden door het Platform (zie 2. Samenstellen bezoekend panel) komt het bezoekend panel voorafgaand aan de peer reviewdag een keer bij elkaar om kennis te maken, de peer reviewdag voor te bespreken en de taken te verdelen. De coördinator van het bezoekend panel krijgt de taak om via een datumprikker een afspraak voor deze voorbespreking te plannen (ergens tussen de 4-2 weken voorafgaand aan de peer reviewdag).

Voorbereiding voorbespreking

Het is aan te raden om als panelleden voorafgaand aan de voorbereidingsbijeenkomst alvast met de andere panelleden binnen je eigen partnerschap uit te wisselen wat je kunt brengen en zou willen ophalen als bezoekend panelleden. Dat kan helpend zijn in de voorbereiding op de rol als bezoekend panellid.In de voorbereidende bijeenkomst met het gehele bezoekend panel bereid je de peer reviewdag voor jullie als bezoekend panel voor. De volgende punten zijn daarbij van belang:

• Focus op de ontwikkelvragen van het partnerschap waar je op bezoek gaat, en benut daarbij wat zij aangeven over de vier waarborgen en waar zij staan als partnerschap.
• Richt je met elkaar op het doel van de peer review: de ontwikkeling van het partnerschap te versterken.
• Bedenk welke vragen horen bij een ontwikkelingsgerichte houding. Veel vragen zou je stellen vanuit interesse in de praktijk, maar bij de peer review gaat het echt om bijdragen aan de ontwikkelvragen van het ontvangend partnerschap. Bereid vanuit dat perspectief jullie vragen als bezoekend panel voor.
• Denk ook na welke inbreng, adviezen en praktijken uit je eigen partnerschap je in zou kunnen brengen op de peer reviewdag, die helpend kunnen zijn bij de ontwikkelvragen waar het ontvangend partnerschap voor staat.

Onderdelen voorbespreking

• Deel met elkaar de overall bevindingen op de Kritische reflectie
• Inhoudelijk voorbespreking peer review dag:
  – Deel de voorbereiding met elkaar: welke vragen hebben jullie allemaal, welke vragen komen maar beperkt voor? Aan welke waarborgen wordt gerefereerd?
  – Welke vragen moet je stellen tijdens de bezoekdag om de casus beter te kunnen duiden? Aan wie stel je die vragen (programmaleider, directeur, student, mentor, schoolopleider, instituutsopleider,..)?
  – Welke vragen zou je willen stellen om het partnerschap verder te helpen, te laten denken over vervolgstappen?
  – Welke ideeën, voorbeelden, adviezen neem je mee vanuit je eigen kennis en ervaring én vanuit je eigen partnerschap.
  – Sta met elkaar stil bij welke rol ieder panellid op de peer reviewdag in de verschillende programmaonderdelen heeft en welke verdere voorbereiding ieder panellid voorafgaand aan de peer reviewdag dient te doen.
• Wederkerig leren: wat verwacht je voor je eigen partnerschap mee te kunnen nemen? Hoe pak je dat aan?
• Zijn er nog wensen t.a.v. het programma van de peer reviewdag?
• Vervolgafspraken:
  – Wat stemmen we nog af via mail?
  – Is er nog behoefte aan een kort online overlegmoment voor de peer reviewdag?
• Zijn er zaken uit de voorbespreking gekomen die de coördinator van het bezoekend panel met de programmaleider van het ontvangend partnerschap moet delen?

Checklist

Controleer aan de hand van onderstaande checklist of alles gereed is voor de voorbespreking:

• Kritische reflectie, ID partnerschap & programma peer reviewdag in Peer Review Planner.
• Locatie/ruimte in geval van offline voorbespreking;
• Digitale link in geval van een online voorbespreking.

Voorafgaand aan de peer reviewdag verstuurt de coördinator van het ontvangend partnerschap de uitnodiging met alle praktische en relevante informatie naar de leden van het bezoekend panel en informeert de betrokkenen uit de eigen organisatie.

De peer review duurt maximaal één dag. Er worden in elk geval gesprekken gevoerd met functionarissen in de verschillende lagen van het ontvangend partnerschap en het bezoekend panel (open dialoog). Aan het eind van de peer reviewdag reflecteren het bezoekend panel en het ontvangend partnerschap afzonderlijk op de bevindingen van de dag. Daarna komen zij bij elkaar en bespreken ze de wederzijdse bevindingen met expliciete aandacht voor aanbevelingen. De nabespreking is de basis voor het verslag.

Uitwisseling en afstemming

Op de peer reviewdag staan de ontwikkelvragen van het ontvangend partnerschap centraal. Het bezoekend panel neemt gedurende de dag deel aan verschillende programmaonderdelen. Ook is er tijd voor (formele en meer informele) uitwisseling tussen de panelleden onderling, gericht op reflectie op bijvoorbeeld hetgeen besproken is bij de gesprekstafels. De coördinator van het bezoekend panel heeft op de peer reviewdag contact met de programmaleider van het ontvangend partnerschap voor tussentijdse afstemming, waar nodig.

Focuspunten bezoekend panel

Focuspunten voor het bezoekend panel gedurende de peer reviewdag:

• als bezoekend panel draag je op de peer reviewdag bij aan ontwikkelvragen vanuit de focus van het ontvangend partnerschap;
• de dialogen en uitwisselingen leveren je als bezoekend partnerschap ook inzichten, kennis en nieuwe vragen op voor het eigen partnerschap;
• denk na over de wijze waarop je kan zorgen dat dat wederkerig leren zo goed mogelijk tot stand komt en doorwerking heeft in het eigen partnerschap.

Het ontvangende partnerschap schrijft een conceptverslag over de opbrengsten van de peer review en hoe het gaat bijdragen aan de ontwikkeling van het partnerschap. Ook is er aandacht voor de wijze waarop de peer review onderdeel is van de kwaliteitscyclus van het partnerschap. De opbrengst van het hele proces van peer review geeft mede richting aan de vervolgstappen van het partnerschap.

Format en voorbeeldverslag

Klik hier voor het format voor het eindverslag.  Zie onderaan deze pagina een aantal voorbeelden van eindverslagengemaakt in het kader van de pilots Ontwikkelingsgerichte peer review in 2022 en bedoeld om een beeld te geven van hoe een verslag van een ontwikkelingsgerichte peer review er mogelijk uit kan zien. Zie verder voor meer informatie over de verslaglegging de Subsidieregeling Onderwijsregio’s:

• Hoofdstuk 2 Subsidie Onderwijsregio’s | Artikel 10.5
• Hoofdstuk 4 Subsidie Opleidingsscholen | Artikel 23.5

Planning

Het ontvangend partnerschap plaatst het concept verslag binnen twee weken na de peer reviewdag in de Peer Review Planner. Bij het uploaden van het verslag kan je als ontvangend partnerschap in het opmerkingenveld nog een gerichte vraag stellen of toelichting geven aan het bezoekend panel om mee te nemen in hun reactie/aanvulling op het conceptverslag.

NB Wanneer het ontvangend partnerschap en het bezoekend panel tot een afwijkende planning willen komen, dan stemmen zij dit onderling af. Voor de eigen kwaliteitscyclus is het aan te raden de termijnen zoals de Peer Review Planner die aangeeft zoveel mogelijk aan te houden.

Het bezoekend panel vult het verslag aan met eventuele opmerkingen en verdere suggesties voor doorontwikkeling. De coördinator van het bezoekend panel plaatst de aanvullingen in de Peer Review Planner.

Aandachtspunten

• Zijn de opbrengsten van de peer reviewdag helder verwoord en gerelateerd aan de ontwikkelvragen? Wat wil je daar nog op aanvullen als bezoekend panel?
• Is het verslag in lijn met de bevindingen van het bezoekend panel? Welke accenten zou je nog willen meegeven?
• Zijn mogelijke vervolgstappen geformuleerd? En welke aanbevelingen heb je daar nog voor?
• De leden van het bezoekend panel noteren voor het eigen partnerschap een aantal leerpunten en inzichten voor de eigen doorontwikkeling.

Planning

Het coördinerend panellid stemt af met de bezoekend panelleden om tot een gezamenlijke reactie te komen en uploadt de aanvullende opmerkingen/reactie binnen twee weken in de Peer Review Planner.

Het bezoekend panel heeft het verslag met eventuele suggesties voor doorontwikkeling aangevuld. Het ontvangend partnerschap bekijkt de aanvullingen/reactie van het bezoekend panel op het verslag en verwerkt deze indien nodig naar eigen inzicht. Let op: op de reactie van het bezoekend panel op het verslag vinden geen wijzigingen plaats door het ontvangend panel.

Planning

Het ontvangend partnerschap maakt het verslag vervolgens definitief en plaatst dit binnen twee weken na ontvangst van de reactie in de Peer Review Planner.

Aanleveren verslag bij DUS-I

Bij de eerstvolgende subsidieaanvraag van het schooljaar waarin de ontwikkelingsgerichte peer review heeft plaatsgevonden, levert het ontvangend partnerschap het verslag aan bij DUS-I (Zie Subsidieregeling Onderwijsregio’s). Het verslag wordt onder meer gebruikt voor de beleidsontwikkeling Samen Opleiden & Professionaliseren.